Ein gelungenes Onboarding entscheidet schlussendlich über eine erfolgreiche, langfristige Anstellung. Der Beitrag gibt Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie das Onboarding in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten können.
Rekrutierungen sind zeitaufwendig sowie kostenintensiv. Daher erstaunt es mich immer wieder, wie häufig Mitarbeitende in den ersten Wochen demotiviert werden, indem sie in dieser so wichtigen Einarbeitsphase ungenügende Unterstützung erhalten. Wäre es nicht bedeutend zielführender, ein sinnvolles Onboarding-Programm zu lancieren, bei dem neue Mitarbeitende professionell betreut sowie motiviert werden?
Sie sollten ein Onboarding entwickeln, das eine Mitarbeiterbindung ermöglicht. Das ist auch für kleines Geld und ein wenig Phantasie auch für KMUs möglich.
Heutzutage heisst das für viele unserer Klienten: Fachkräfte werden vermehrt und intensiv gesucht. Das Recruiting geht häufig länger und ist kostenintensiver. Das bindet Ressourcen und belastet Nerven sowie Budget.
Umso wichtiger scheint mir darauf aufmerksam zu machen, dass es mit der erfolgreichen Rekrutierung allein noch nicht getan ist. Die Grundlage für eine erfolgreiche langfristige Zusammenarbeit mit einem neuen Mitarbeitenden ist die Onboarding-Phase.
In den ersten Tagen, Wochen und Monaten werden die Weichen für die Beziehung zwischen Mitarbeitendem und Unternehmen gestellt. Sie sollten ein solches Onboarding entsprechend sehr sorgfältig gestalten. Homeoffice ist nach der Pandemie mehrheitlich zur Regel geworden. Das heisst aber auch, dass der neue Mitarbeitende teils zu Hause arbeitet und seine direkten Ansprechpartner auch. Ein spontanes, eher formloses Befragen von Kollegen oder Vorgesetzten wird dadurch schwieriger. Auch bekommt der Vorgesetzte durch die Distanz nicht mehr so viel mit, auch nicht, wenn mal etwas nicht so optimal läuft. Es können sich also rasch Fehler einschleichen, die, falls gefestigt, nur noch mühsam korrigiert werden können.
33 % der Unternehmungen haben keinen befriedigenden Onboardingprozess im DACH Raum
Studien zeigen, dass mehr als ein Drittel aller Unternehmen die neuen Mitarbeitenden unzulänglich einarbeiten. Weitere haben viel zu kurz angelegte Onboarding Prozesse. Ein gemeinsames Mittagessen am ersten Arbeitstag ist anerkennenswert, aber längst noch kein Onboarding Prozess. Gemäss einer weiteren aktuellen Umfrage sind nur gerade 12 Prozent der neuen Mitarbeitenden mit ihrer Einarbeitung zufrieden. Mir ist bewusst, Einarbeitung kostet viel Zeit und Energie, über die man vonseiten Kollegen oder Vorgesetzten auch nicht im Übermass verfügt. Aber wenn der Onboarding-Prozess schiefläuft, suchen Sie erneut. Das heisst, Sie drehen sich im Kreis, von den Kosten etc. gar nicht zu sprechen. Wer sich am neuen Arbeitsplatz hingegen unterstützt und wertgeschätzt fühlt, zeigt einerseits von sich aus die nötige Loyalität zum Unternehmen, anderseits steigt dadurch die Produktivität zusätzlich.
Eine starke Bindung auf wackligen Füssen funktioniert nicht nur im Privatleben nicht.
Ein guter Onboardingprozesse soll neuen Mitarbeitenden helfen, Beziehungen zu Kollegen, Vorgesetzten und weiteren internen sowie externen Anspruchsgruppen zu knüpfen, ihnen den Zugang zu erleichtern.
Ich sage es ungerne aber so ist es: Ihnen als Vorgesetzten sollte die Planung und möglichst perfekte Umsetzung des Onboarding-Prozesses zukommen. Das gehört, mit Verlaub, zu Ihrer Aufgabe, auch wenn viele den Eindruck gewinnen, dass dies die Aufgabe einer HR Abteilung sei...
Ein gewieftes Onboarding-Konzept benötigt klare, vorab festgesetzte Ziele. Wir schauen mal und der oder die Neue soll dann mal selbst schwimmen … Sicher, es gibt solche Hasardeure unter neuen Mitarbeitenden, aber glauben Sie mir, sie kommen selten vor.
Folglich sollten Ihre neuen Mitarbeitenden z. B. alle relevante Vorschriften, Richtlinien sowie Anforderungen kennen und verstehen. Als Chefin oder Chef ist es elementar, dass Sie Ihre Erwartungen und Ziele klar kommunizieren (und bitte, machen Sie das gleich von Beginn an). Die internen Gepflogenheiten und die Unternehmenskultur sollten Sie umschreiben können und dem Mitarbeitenden näher bringen.
Eine Erhebung von qualitativen und quantitativen Kennzahlen wird Sie dabei unterstützen, Ihren Onboarding-Prozess ständig zu optimieren.
Wie viele der «Neuen» sind nach einem Jahr noch im Unternehmen oder nach drei Monaten noch glücklich?
Wie bewerten diese den Onboarding-Prozess?
Wo hat es noch Mängel?
Welche Lücken können Sie das nächste Mal schliessen?
Ein Onboarding-Prozess sollte immer als lernender Pfad verstanden werden. Perfekt wird ein solcher nie sein und alle Inhalte bringen Sie auch nicht unter. Beschränken Sie sich also aufs wesentliche und fragen Sie z. B. in Quizfragen die wichtigsten Punkte ab. Ein Onboarding sollte möglichst spielerisch durchgeführt werden. Die optimale Variante sehe ich in einem Blended Learning Prozess. Also teils persönlicher Inputs in Gruppen und Fragen beim direkten Vorgesetzten und natürlich auch mittels Online-Workshops, die allein individuell bearbeitet werden können.
Auch ein Miteinbezug des gesamten Teams, der HR-Abteilung sowie möglichst auch der Geschäftsleitung ist sinnvoll. Ein Kontakt zwischen den Neuen und dem CEO oder Geschäftsführer, sofern gut aufgesetzt, kann Wunder bewirken. Das kann in grösseren Unternehmungen selbstverständlich auch ein Town Hall Meeting sein. Ein solches Treffen oder eine Ansprache bleibt den neuen Mitarbeitenden in Erinnerung und stellt für viele einen Höhepunkt dar.
Ein Onboarding Portal, auch mit Online-Kursen oder Seminaren bieten mannigfache positive Möglichkeiten, ein Onboarding zu begleiten. Konzerne und grössere Unternehmungen verfügen häufig schon längst über ein solches Tool. Aber auch für KMU’s kann sich eine Einführung durchwegs lohnen. Dieses kann Online-Kurse oder z. B. ein Video bezüglich Regeln und Vorschriften, Personalvergünstigungen, Reisereglemente etc. enthalten. Sie habe durch eine Online-Plattform auch jederzeit die Übersicht, welcher neue Mitarbeitende wann und wo welchen Lehrgang absolviert hat (und wo sie/er bei den Testfragen allenfalls Schwierigkeiten hatte), respektive besitzen ein Controlling-Instrument. Sofern der eine oder andere Kurs ausgelassen wird, können Sie als Führungspersönlichkeit rechtzeitig nachfragen. Auch ist eine klare Skalierbarkeit möglich. Führungskräfte absolvieren allenfalls noch zusätzlichen Kurse, beispielsweise.
Persönlich finde ich eine Kombination zwischen persönlicher Begleitung, Austausch mit Ihnen als Vorgesetzten sowie Kollegen und gut strukturierten, möglichst kurzweiligen Online-Einführungsseminaren optimal. Vergessen Sie nicht, am Schluss der Einarbeitungsphase abzufragen, was gut oder weniger gut lief. Passen Sie gemäss den Feedbacks Ihren Prozess laufend an. Controlling ist auch hier das A und O.
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